Denne persondatapolitik informerer om, hvordan Københavns Erhvervsakademi (KEA) udviser dataansvarlighed og dermed beskytter personoplysninger om studerende, medarbejdere og andre interessenter tilknyttet KEA. Find den politik, der er relevant for dig, ved at bruge linksene herunder.
Persondatapolitik
Persondatapolitik for studerende
-
Dataansvarlig
Københavns Erhvervsakademi (herefter KEA)
Guldbergsgade 29N
2200 København N
Telefon: +45 46 46 00 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
CVR nr. 316 562 06 -
Formål og retsgrundlaget for KEAs behandling af dine persondata
KEA behandler dine personoplysninger, for at vi kan udføre den opgave som offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) vi skal varetage.
Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (udførelse af en opgave i samfundets interesse og offentlig myndighedsudøvelse).
Oplysninger om helbredsforhold og andre følsomme oplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g.
Oplysninger om cpr nummer behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 87, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.
KEA foretager TV-overvågning af KEAs lokationer med henblik på tyverisikring, forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold, afdækning af uvedkommendes adgang, samt sikring af, at KEAs arealer bruges hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med KEAs ordensregler.
KEA indsamler almindelige personoplysninger i form af videooptagelser samt oplysninger om potentielt strafbare forhold.
Overvågningen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold til tv-overvågningsloven) og litra e (udførelse af en opgave i samfundets interesse) for almindelige personoplysninger, samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 1, for potentielt strafbare forhold. Optagelser kan blive overdraget til politiet i forbindelse med deres efterforskning, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 2, nr. 2. Videooptagelserne sker med hjælp fra en databehandler – Lyngby Låse & Alarm I/S.
KEA behandler personoplysninger i forbindelse med ansøgningssager med hjemmel i forvaltningslovens § 29 og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
KEA behandler personoplysninger i forbindelse med håndteringen af eventuelle aktindsigtsanmodninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (offentlig myndighedsudøvelse).
-
KEA indsamler disse persondata om dig:
- CPR-nummer (nationalt id)
- Folkeregisteroplysninger
- Kontaktoplysninger
- Karakterer
- Helbredsoplysninger i forbindelse med særlig sagsbehandling vedrørende dispensation, orlov eller ved ansøgning om SPS (særlig pædagogisk støtteordning)
- Køn
- Nationalitet
- Studieaktivitet, fraværsregistrering
- Oplysninger om SU, eller andre oplysninger om offentlige ydelser
- Klagesager og afgørelser
- Disciplinærsager
- Præferenceprofiler i forbindelse med gruppedannelse
- System og applikationsdata, herunder logning af brug af systemer
- Systemdata fra adgangskontrol
- Videooptagelser / TV-overvågning
Særligt for internationale ansøgere/studerende:
- Pas
- Betalingsoplysninger
- Lønseddel og ansættelseskontrakter i forbindelse med ret til SU for EU-borgere (vandrende arbejdstagere)
-
Hvor længe opbevarer KEA dine personoplysninger?
Eksamenskarakterer og de oplysninger (navn og cpr-nummer), der er nødvendige for udskrive eksamensbeviser eller prøvebeviser opbevares i 30 år i henhold til bekendtgørelse nr. 863 af 14. juni 2022 om eksamener og prøver ved professions- og erhvervsrettede videregående uddannelser, § 40, stk. 2.
Oplysninger om individuel sagsbehandling (afgørelsessager), for eksempel klagesager eller disciplinære sanktioner opbevares i KEAs arkivsystem i indtil 6 år, hvorefter arkivet overdrages til Rigsarkivet i henhold til gældende regler om arkivering og kassation.
Oplysninger om studieforløb bevares i KEAs studieadministrative system, SIS, som erstattes af ESAS.
Videooptagelser fra KEAs lokationer opbevares i højst 6 dage, hvorefter de slettes med mindre bevaring er nødvendig af hensyn til efterforskning af lovbrud eller disciplinære forhold.
Oplysninger om økonomiske transaktioner af enhver art med KEA bliver opbevaret i 5 år i henhold til bogføringslovens §12 10.
-
Hvem videregives dine data til?
KEA er som uddannelsesinstitution forpligtet til at videregive personoplysninger til forskellige offentlige myndigheder. Der videregives oplysninger om studerende til Uddannelses- og Forskningsstyrelsen, Rigsarkivet, Uddannelses- og Forskningsministeriet, og Danmarks Statistik. Desuden kan studerendes personoplysninger blive videregivet til andre uddannelsesinstitutioner ved studieskifte.
For studerende vil navn, KEA e-mailadresse, uddannelse, og hold fremgå af KEAs interne systemer til e-mail og intranet, og dermed være tilgængelige for såvel ansatte som studerende på KEA. Studerende, med navnebeskyttelse i folkeregistreret, oprettes med et fiktivt navn (pseudonymiseres). Endvidere bruges oplysninger om de studerendes præferencer (roller) inden for et gruppearbejde i forbindelse med gruppedannelser på nogle af KEAs uddannelser.
Præferenceprofiler (roller), som laves i forbindelse med gruppedannelse, vil blive delt med de øvrige deltagere på samme hold/uddannelse, for at kunne sammensætte grupperne.
KEAs systemer synkroniseres med Office.com platformen, hvilket betyder at profildata, der indtastes af den studerende selv i Office-platformen – uanset type – vil være tilgængelige for KEAs øvrige studerende og KEAs medarbejdere.
I en række af KEAs systemer vil den enkelte bruger kunne vælge at synkronisere/sammenkoble sin profil, og dertil knyttede oplysninger, med eksterne systemer og services som LinkedIn, Facebook, Google og lignende. Såfremt den enkelte bruger vælger at synkronisere/sammenkoble sine data med andre tjenester, er den resulterende deling af brugerens profildata sket på brugerens foranledning, og er derfor brugerens eget ansvar.
Personoplysninger overlades i visse tilfælde til KEAs databehandlere, som behandler personoplysningerefter KEAs instruks. KEAs databehandlere kan fx være leverandører af IT-ydelser som mail, Learning Management System, Studieadministrative systemer, TV-overvågning eller produktionsplatforme.
Videooptagelser overdrages til politiet, hvis politiet anmoder om det af hensyn til efterforskning af kriminelle forhold. Overdragelse sker via en krypteret USB.
I nogle tilfælde overfører KEA personoplysninger til lande uden for EU og EØS, fx til it-leverandører til hosting, backup og support. I sådanne tilfælde, anvender KEA som det klare udgangspunkt EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC’er) som overførselsgrundlag.
-
Hvad er dine rettigheder som registreret?
Du har følgende rettigheder som registreret:
- Ret til underretning. KEA har pligt til at underrette dig, når KEA indsamler og behandler personoplysninger om dig. Du har blandt andet ret til at blive oplyst om formålet og retsgrundlaget for behandlingen. KEA kan i visse situationer være undtaget for pligten til at underrette dig. Dette gælder f.eks., hvis du allerede er bekendt med oplysningerne, eller din interesse i at få oplysningerne bør vige for hensynet til private eller offentlige interesser.
- Indsigtsret i personoplysninger relateret til dig som den registrerede
- Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
- Indsigelsesret i forhold til behandling af personoplysninger af juridiske årsager.
- Ret til i visse tilfælde at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en lang række begrænsninger, for at KEA kan opfylde vores forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder, skal du sende en anmodning via Digital Post, for at KEA kan verificere din identitet.
Hvis du er i tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
-
Hvem kan jeg kontakte for at få mere at vide?
Hvis du har spørgsmål vedrørende KEAs persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller måden, hvorpå der behandles personoplysninger, kan du kontakte KEA via e-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
KEA har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). KEAs DPO rådgiver KEA om lovgivning og regler for databeskyttelse. KEAs DPO kan kontaktes via mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. eller telefon: 89 36 32 80.
-
Hvem kan jeg klage til?
Hvis du mener, at KEAs behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.. KEA vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et svar.
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at KEA ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Behandling af fotos til brug for studiekort på KEA
-
Dataansvarlig
Københavns Erhvervsakademi (KEA) er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.
KEA
Guldbergsgade 29N
2200 København N
Telefon: +45 46 46 00 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
CVR nr. 316 562 06 -
Kontaktoplysninger for KEA’s Databeskyttelsesrådgiver
Den fælles DPO-funktion hos EFIF
Telefonnummer: 89 36 32 80
Mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. -
Formål og retsgrundlag for KEAs behandling af dine persondata
KEA behandler dine personoplysninger til brug for udarbejdelsen af dit studiekort.
KEA behandler dine personoplysninger for, at vi kan udføre den opgave som offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) vi skal varetage.
Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
Oplysningerne om helbredsforhold og andre følsomme oplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g.
Persondatapolitik for studerende på efteruddannelse
-
Dataansvarlig
Københavns Erhvervsakademi (herefter KEA)
Guldbergsgade 29N
2200 København N
Telefon: +45 46 46 00 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
CVR nr. 316 562 06 -
Formål og retsgrundlaget for KEAs behandling af dine persondata
KEA behandler dine personoplysninger, for at vi kan udføre den opgave som offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) vi skal varetage.
Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e(udførelse af en opgave i samfundets interesse og offentlig myndighedsudøvelse).
For studerende, der tager kurser udbudt som indtægtsdækket virksomhed (selvbetalte eller arbejdsgiverbetalte kurser), som ikke er del af en akkrediteret uddannelse, behandles de almindelige personoplysninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b.
Oplysninger om helbredsforhold og andre følsomme oplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g.
Oplysninger om cpr-nummer behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 87, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.
KEA foretager TV-overvågning af KEAs lokationer med henblik på tyverisikring, forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold, afdækning af uvedkommende adgang, samt sikring af, at KEAs arealer bruges hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med KEAs ordensregler.
KEA indsamler almindelige personoplysninger i form af videooptagelser samt oplysninger om potentielt strafbare forhold.
Overvågningen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold til tv-overvågningsloven) og litra e (samfundets interesse) for almindelige personoplysninger, samt databeskyttelseslovens § 8, stk.- 1, for potentielt strafbare forhold. Optagelser kan blive overdraget til politiet i forbindelse med deres efterforskning, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 2, nr. 2. Videooptagelserne sker med hjælp fra en databehandler – Lyngby Låse & Alarm I/S.
KEA behandler personoplysninger i forbindelse med ansøgningssager med hjemmel i forvaltningslovens § 29 og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.
KEA behandler personoplysninger i forbindelse med håndteringen af eventuelle aktindsigtsanmodninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (offentlig myndighedsudøvelse).
-
KEA indsamler disse persondata om dig:
- CPR-nummer (nationalt id)
- Folkeregisteroplysninger
- Kontaktoplysninger
- Karakterer
- Helbredsoplysninger i forbindelse med særlig sagsbehandling vedrørende dispensation, orlov eller ved ansøgning om SPS (særlig pædagogisk støtteordning)
- Køn
- Nationalitet
- Studieaktivitet, fraværsregistrering, fraværsårsag
- Oplysninger om SU, SVU, eller andre oplysninger om offentlige ydelser
- Klagesager og afgørelser
- Disciplinærsager
- Præferenceprofiler i forbindelse med gruppedannelse
- System og applikationsdata, herunder logning af brug af systemer
- Systemdata fra adgangskontrol
- Foto- og videooptagelser / TV-overvågning
- Uddannelses- og eksamensbeviser
- CV
- Ansøgning til omstillingsfond
Særligt for studerende på efteruddannelse, som er ansat i en virksomhed, der betaler uddannelsen:
- Arbejdsgivers kontaktoplysninger til brug for fakturering.
Særligt for studerende på efteruddannelse, som er ledige:
- Oplysninger om ledighed, A-kasse tilhørsforhold samt hvilket kommunalt jobcenter, du er tilknyttet.
-
Hvor længe opbevarer KEA dine persondata?
Eksamenskarakterer og de oplysninger (navn og cpr-nummer), der er nødvendige for udskrive eksamensbeviser eller prøvebeviser opbevares i 30 år i henhold til bekendtgørelse nr. 863 af 14. juni 2022 om eksamener og prøver ved professions- og erhvervsrettede videregående uddannelser, § 40, stk. 2.
Oplysninger om individuel sagsbehandling (afgørelsessager), for eksempel klagesager eller disciplinære sanktioner opbevares i KEAs arkivsystem i indtil 6 år, hvorefter arkivet overdrages til RigsarkivetRigsarkivet i henhold til gældende regler om arkivering og kassation.
Oplysninger om studieforløb bevares i KEAs studieadministrative system, SIS, som erstattes af ESAS.
Videooptagelser fra KEAs lokationer opbevares i højst 6 dage, hvorefter de slettes med mindre bevaring er nødvendig af hensyn til efterforskning af lovbrud eller disciplinære forhold.
Oplysninger om økonomiske transaktioner af enhver art med KEA bliver opbevaret i 5 år i henhold til bogføringslovens § 12.
-
Hvem videregives dine data til?
KEA er som uddannelsesinstitution forpligtet til at videregive personoplysninger til forskellige offentlige myndigheder. Der videregives oplysninger om studerende til Udddannelses- og Forskningsstyrelsen, Rigsarkivet, Uddannelses- og Forskningsministeriet og Danmarks Statistik. Desuden kan studerendes personoplysninger blive videregivet til andre uddannelsesinstitutioner ved studieskifte.
KEA videregiver personoplysninger til de underleverandører, som udfører undervisningen på KEAs vegne. Det inkluderer resultatet af sagsbehandling i forbindelse med optagelse, ansøgninger og status på ansøgninger om SVU samt ansøgning til omstillingsfonden. Derudover videregives oplysninger om studieforløb, udeblivelse fra undervisning eller eksamen, antal eksamensforsøg samt information om manglende betaling, som medfører udelukkelse fra undervisning eller eksamen.
KEA udveksler personoplysninger med det jobcenter, du er tilknyttet, hvis du er ledig. Det inkluderer alle data på AR237 blanketten: Uddannelsesbaggrund, Erhvervsgruppe, ansættelsesstatus, modtagelse af ydelser, medlemskab af A-kasse, oplysninger om ledighed, timer brugt på jobrettet uddannelse og status på afgørelse om optagelse.
For studerende vil navn, KEA e-mailadresse, uddannelse og hold fremgå af KEAs interne systemer til e-mail og intranet, og dermed være tilgængelige for såvel ansatte som studerende på KEA. Studerende, med navnebeskyttelse i folkeregistreret, oprettes med et fiktivt navn (pseudonymiseres).
Præferenceprofiler (roller), som laves i forbindelse med gruppedannelse, vil blive delt med de øvrige deltagere på samme hold/uddannelse, for at kunne sammensætte grupperne.
KEAs systemer synkroniseres med Office.com platformen, hvilket betyder at profildata, der indtastes af den studerende selv i Office-platformen – uanset type – vil være tilgængelige for KEAs øvrige studerende og KEAs medarbejdere.
I en række af KEAs systemer vil den enkelte bruger kunne vælge at synkronisere/sammenkoble sin profil, og dertil knyttede oplysninger, med eksterne systemer og services som LinkedIn, Facebook, Google og lignende. Såfremt den enkelte bruger vælger at synkronisere/sammenkoble sine data med andre tjenester, er den resulterende deling af brugerens profildata sket på brugerens foranledning, og er derfor brugerens eget ansvar.
Personoplysninger overlades i visse tilfælde til KEAs databehandlere, som behandler personoplysninger efter KEAs instruks. KEAs databehandlere kan fx være leverandører af IT-ydelser som mail, Learning Management System, Studieadministrative systemer, TV-overvågning eller produktionsplatforme.
Videooptagelser overdrages til politiet, hvis politiet anmoder om det af hensyn til efterforskning af kriminelle forhold. Overdragelse sker via en krypteret USB.
I nogle tilfælde overfører KEA personoplysninger til lande uden for EU og EØS, fx til it-leverandører til hosting, backup og support. I sådanne tilfælde, anvender KEA som det klare udgangspunkt EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC’er) som overførselsgrundlag.
-
Hvad er dine rettigheder som registreret?
Du har følgende rettigheder som registreret:
- Ret til underretning. KEA har pligt til at underrette dig, når KEA indsamler og behandler personoplysninger om dig. Du har blandt andet ret til at blive oplyst om formålet og retsgrundlaget for behandlingen. KEA kan i visse situationer være undtaget for pligten til at underrette dig. Dette gælder f.eks., hvis du allerede er bekendt med oplysningerne, eller din interesse i at få oplysningerne bør vige for hensynet til private eller offentlige interesser.
- Indsigtsret i personoplysninger relateret til dig som den registrerede
- Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
- Indsigelsesret i forhold til behandling af personoplysninger af juridiske årsager.
- Ret til i visse tilfælde at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en lang række begrænsninger, for at KEA kan opfylde vores forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder, skal du sende en anmodning via Digital Post, for at KEA kan verificere din identitet.
Hvis du er i tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
-
Hvem kan jeg kontakte for at få mere at vide?
Hvis du har spørgsmål vedrørende KEAs persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller måden, hvorpå der behandles personoplysninger, kan du kontakte KEA via e-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
KEA har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). KEAs DPO rådgiver KEA om lovgivning og regler for databeskyttelse. KEAs DPO kan kontaktes via mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. eller telefon: 89 36 32 80.
-
Hvem kan jeg klage til?
Hvis du mener, at KEAs behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.. KEA vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et svar.
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at KEA ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Persondatapolitik for ansatte
-
Dataansvarlig
Københavns Erhvervsakademi (herefter KEA)
Guldbergsgade 29N
2200 København N
Telefon: +45 46 46 00 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
CVR nr. 316 562 06 -
Formål og retsgrundlaget for KEAs behandling af dine persondata
KEA behandler dine personoplysninger, for at vi kan udføre den opgave som offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) vi skal varetage.
KEA behandler blandt andet oplysningerne for at kunne udbetale korrekt løn og foretage den nødvendige personaleadministration for eksempel i forbindelse med håndtering af sygefravær eller disciplinære forhold.
KEA behandler endvidere oplysningerne for at kunne varetage planlægning af arbejdstid samt sikre den nødvendige kompetenceudvikling.
Systemdata mv. behandles for at sikre, at KEAs IT-systemer anvendes i henhold til de til enhver tid gældende politkker og indenfor gældende ret, for eksempel forvaltningslovens § 32.
Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, c og e.
Oplysninger om helbredsforhold og andre følsomme oplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b og f.
Almindelige oplysninger samt oplysninger om helbredsforhold og andre følsomme oplysninger kan tillige behandles efter databeskyttelsesloven § 12, stk. 1 og 2.
Billeder publiceres på KEAs hjemmeside, hvis der er givet samtykke til det, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Samtykke kan tilbagekaldes på ethvert tidspunkt. Tilbagekaldelse af samtykket
berører dog ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket, inden tilbagekaldelsen.
Oplysninger om cpr nummer behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel artikel 87, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.
KEA foretager TV-overvågning af KEAs lokationer med henblik på tyverisikring, forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold, afdækning af uvedkommendes adgang, samt sikring af, at KEAs arealer bruges hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med KEAs ordensregler.
KEA indsamler almindelige personoplysninger i form af videooptagelser samt oplysninger om potentielt strafbare forhold.
Overvågningen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold til tv-overvågningsloven) og litra e (samfundets interesse) for almindelige personoplysninger, samt databeskyttelseslovens § 8 for potentielt strafbare forhold. Optagelser kan blive overdraget til politiet i forbindelse med deres efterforskning, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 2, nr. 2. Videooptagelserne sker med hjælp fra en databehandler – Lyngby Låse & Alarm I/S.
-
KEA indsamler disse persondata om dig:
- Kontaktoplysninger
- Nationalitet
- Oplysninger om uddannelse
- Oplysninger om tidligere ansættelser, herunder ATP-udskrift.
- Løn
- CPR-nummer
- Bankoplysninger, hvis medarbejderen ikke har en Nemkonto
- Timeregistreringer
- Pensionsforhold
- Disciplinærsager
- Kompetenceforhold (MUS-skema, lektorkvalificering, løn-samtale mm.)
- Oplysninger om fagforeningsforhold i tilfælde af varslede arbejdskonflikter eller ved modtaget anmeldelse om valg som tillidsrepræsentant
- Helbredsoplysninger i forbindelse med fx barsel, langtidssygdom, eller lign.
- Fravær
- Personalegoder
- System og applikationsdata, herunder logning af brug af systemer
- Foto- og videooptagelser
- Systemdata fra adgangskontrol
- Udlæg og rejseafregninger
- Navne- og dåbsattester på børn som giver ret til afholdelse af omsorgsdage eller anden orlov
- Nærmeste pårørende
-
Hvor længe opbevarer KEA dine persondata?
Oplysninger om ansatte opbevares under hele ansættelsen og indtil 5 år efter udgangen af fratrædelsesåret i henhold forældelseslovens § 4.
Oplysninger om økonomiske forhold bevares i indtil 5 år efter udgangen af fratrædelsesåret i henhold til bogføringslovens § 12.
Videooptagelser af oplæg i forbindelse med undervisningen slettes efter 4,5 år, i henhold til KEAs Aftale om optagelse og offentliggørelse af optaget undervisning på KEA.
Videooptagelser fra KEAs lokationer opbevares i højst 6 dage, hvorefter de slettes med mindre bevaring er nødvendig af hensyn til efterforskning af lovbrud eller disciplinære forhold.
-
Hvem videregives dine data til?
KEA videregiver oplysninger om medarbejdere til SKAT, pensionsselskaber, og andre relevante myndigheder, fx til kommuner ved refusion i forbindelse med længerevarende sygdom.
For ansatte vil navn, KEA e-mailadresse, uddannelse eller arbejdsområde, stillingsbetegnelse, stillingsbeskrivelse, arbejdssted og evt. arbejdsmobilnummer fremgå af KEAs hjemmeside, og dermed være tilgængelige for offentligheden. Billeder offentliggøres også, hvis den ansatte har givet samtykke til dette. Ansatte kan give en begrundet anmodning om at få slettes kontaktinfo fra hjemmesiden.
KEAs systemer synkroniseres med Office.com platformen, hvilket betyder at profildata, der indtastes af den ansatte selv i Office-platformen – uanset type – vil være tilgængelige for KEAs studerende og KEAs medarbejdere.
I en række af KEAs systemer vil den enkelte bruger kunne vælge at synkronisere/sammenkoble sin profil, og dertil knyttede oplysninger, med eksterne systemer og services som LinkedIn, Facebook, Google og lignende. Såfremt den enkelte bruger vælger at synkronisere/sammenkoble sine data med andre tjenester, er den resulterende deling af brugerens profildata sket på brugerens foranledning, og er derfor brugerens eget ansvar.
KEA videregiver endvidere personoplysninger til myndigheder, når KEA har pligt hertil, fx ved høring efter forvaltningsretlige krav eller i forbindelse med aktindsigtanmodninger.
Personoplysninger overlades i visse tilfælde til KEAs databehandlere, som behandler personoplysninger efter KEAs instruks. KEAs databehandlere kan fx være leverandører af IT-ydelser som mail, Learning Management System, Studieadministrative systemer, TV-overvågning eller produktionsplatforme.
Videooptagelser overdrages til politiet, hvis politiet anmoder om det af hensyn til efterforskning af kriminelle forhold. Overdragelse sker via en krypteret USB.
I nogle tilfælde overfører KEA personoplysninger til lande uden for EU og EØS, fx til it-leverandører til hosting, backup og support. I sådanne tilfælde, anvender KEA som det klare udgangspunkt EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC’er) som overførselsgrundlag.
-
Hvad er dine rettigheder som registreret?
Du har følgende rettigheder som registreret:
- Ret til underretning. KEA har pligt til at underrette dig, når KEA indsamler og behandler personoplysninger om dig. Du har blandt andet ret til at blive oplyst om formålet og retsgrundlaget for behandlingen. KEA kan i visse situationer være undtaget for pligten til at underrette dig. Dette gælder f.eks., hvis du allerede er bekendt med oplysningerne, eller din interesse i at få oplysningerne bør vige for hensynet til private eller offentlige interesser.
- Indsigtsret i personoplysninger relateret til dig som den registrerede
- Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
- Indsigelsesret i forhold til behandling af personoplysninger af juridiske årsager.
- Ret til i visse tilfælde at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en lang række begrænsninger, for at KEA kan opfylde vores forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder, skal du sende en anmodning via Digital Post, for at KEA kan verificere din identitet.
Hvis du er i tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
-
Hvem kan jeg kontakte for at få mere at vide?
Hvis du har spørgsmål vedrørende KEAs persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller måden, hvorpå der behandles personoplysninger, kan du kontakte KEA via e-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
KEA har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). KEAs DPO rådgiver KEA om lovgivning og regler for databeskyttelse. KEAs DPO kan kontaktes via mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. eller telefon: 89 36 32 80.
-
Hvem kan jeg klage til?
Hvis du mener, at KEAs behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.. KEA vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et svar.
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at KEA ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Persondatapolitik for alumner
-
Dataansvarlig
Københavns Erhvervsakademi (herefter KEA)
Guldbergsgade 29N
2200 København N
Telefon: +45 46 46 00 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
CVR nr. 316 562 06 -
Formål og retsgrundlaget for KEAs behandling af dine persondata
KEA behandler dine personoplysninger, for at vi kan udføre den opgave som offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) vi skal varetage.
Behandlingen af dine personoplysninger i KEAs alumnenetværk sker med henblik på at lave interessante arrangementer for KEAs dimittender samt sikre, at KEAs dimittender får let adgang til at kontakte hinanden.
Det er frivilligt at melde sig ind i netværket. Ved indmeldelse gør man sin LinkedIn profil synlig over for netværkets øvrige medlemmer.
Den registrerede har til enhver tid mulighed for at melde sig ud af alumnenetværket, og kan selv gøre det på LinkedIns platform.
Efter udmeldelse er den registreredes profil kun synlig for andre, hvis den registrerede selv har valgt dette.
Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, det vil sige, hvis du giver samtykke til det.
Det opfattes som samtykke, at man melder sig ind i KEAs alumnenetværk på LinkedIn. Tilsvarende opfattes det som tilbagetrækning af samtykke, hvis man melder sig ud af alumnenetværket på LinkedIn.
KEA foretager TV-overvågning af KEAs lokationer med henblik på tyverisikring, forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold, afdækning af uvedkommendes adgang, samt sikring af, at KEAs arealer bruges hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med KEAs ordensregler.
KEA indsamler almindelige personoplysninger i form af videooptagelser samt oplysninger om potentielt strafbare forhold.
Overvågningen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold til tv-overvågningsloven) og litra e (samfundets interesse) for almindelige personoplysninger, samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 1, for potentielt strafbare forhold. Optagelser kan blive overdraget til politiet i forbindelse med deres efterforskning, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 2, nr. 2. Videooptagelserne sker med hjælp fra en databehandler – Lyngby Låse & Alarm I/S.
-
KEA indsamler disse persondata om dig:
Opbevaring af eksamensbevis/karakterer i henhold til arkiveringspligten, som KEA er underlagt som uddannelsesinstitution.
- Data til brug for statistikker
- Registrering af deltagelse i KEAs alumnearrangementer
- Foto- og videooptagelser / TV-overvågning (ved deltagelse i arrangementer på KEA)
KEAs alumnenetværk kan findes på LinkedIn.
Man bliver en del af alumnenetværket ved at melde sig ind i KEA Alumnenetværkets gruppe på LinkedIn.
-
Hvor længe opbevarer KEA dine persondata?
Oplysninger om KEAs alumner bevares så længe dimittenden er medlem af alumnenetværket. Derefter slettes oplysningerne.
Dimittenden bestemmer selv, hvornår vedkommende indmeldes og udmeldes i alumnenetværket og dermed hvornår registrering og sletning finder sted.
Registrering af deltagelse i KEAs alumnearrangementer slettes senest 60 dage efter deltagelse i et event. Navn og email hos leverandøren af billetsystemet slettes efter 5 år i henhold til bogføringslovens § 12.
Videooptagelser fra KEAs lokationer opbevares i højst 6 dage, hvorefter de slettes med mindre bevaring er nødvendig af hensyn til efterforskning af lovbrud eller disciplinære forhold.
-
Hvem videregives dine data til?
Der videregives ikke oplysninger fra alumnenetværket, men oplysninger indtastet i LinkedIn vil være tilgængelige for de øvrige deltagere af netværket under hensyntagen til privatlivsindstillingerne i LinkedIn platformen.
Ved deltagelse i betalte eller gratis arrangementer registreres deltagelsen i et billetsystem drevet af en ekstern databehandler, som behandler dine data under instruks fra KEA.
Videooptagelser overdrages til politiet, hvis politiet anmoder om det af hensyn til efterforskning af kriminelle forhold. Overdragelse sker via en krypteret USB.
I nogle tilfælde overfører KEA personoplysninger til lande uden for EU og EØS, fx til it-leverandører til hosting, backup og support. I sådanne tilfælde, anvender KEA som det klare udgangspunkt EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC’er) som overførselsgrundlag.
-
Hvad er dine rettigheder som registreret?
Du har følgende rettigheder som registreret:
- Ret til underretning. KEA har pligt til at underrette dig, når KEA indsamler og behandler personoplysninger om dig. Du har blandt andet ret til at blive oplyst om formålet og retsgrundlaget for behandlingen. KEA kan i visse situationer være undtaget for pligten til at underrette dig. Dette gælder f.eks., hvis du allerede er bekendt med oplysningerne, eller din interesse i at få oplysningerne bør vige for hensynet til private eller offentlige interesser.
- Indsigtsret i personoplysninger relateret til dig som den registrerede
- Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
- Indsigelsesret i forhold til behandling af personoplysninger af juridiske årsager.
- Ret til i visse tilfælde at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en lang række begrænsninger, for at KEA kan opfylde vores forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder, skal du sende en anmodning via Digital Post, for at KEA kan verificere din identitet.
Hvis du er i tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
-
Hvem kan jeg kontakte for at få mere at vide?
Hvis du har spørgsmål vedrørende KEAs persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller måden, hvorpå der behandles personoplysninger, kan du kontakte KEA via e-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
KEA har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). KEAs DPO rådgiver KEA om lovgivning og regler for databeskyttelse. KEAs DPO kan kontaktes via mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. eller telefon: 89 36 32 80.
-
Hvem kan jeg klage til?
Hvis du mener, at KEAs behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.. KEA vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et svar.
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at KEA ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Persondatapolitik for ansøgere til KEAs uddannelser
-
Dataansvarlig
Københavns Erhvervsakademi (herefter KEA)
Guldbergsgade 29N
2200 København N
Telefon: +45 46 46 00 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
CVR nr. 316 562 06 -
Formål og retsgrundlaget for KEAs behandling af dine persondata
KEA behandler dine personoplysninger, for at vi kan udføre den opgave som offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) vi skal varetage.
Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (udførelse af en opgave i samfundets interesse og offentlig myndighedsudøvelse).
Oplysninger om helbredsforhold og andre følsomme oplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g.
Oplysninger om cpr-nummer behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 87, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.
KEA foretager TV-overvågning af KEAs lokationer med henblik på tyverisikring, forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold, afdækning af uvedkommendes adgang, samt sikring af, at KEAs arealer bruges hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med KEAs ordensregler.
KEA indsamler almindelige personoplysninger i form af videooptagelser samt oplysninger om potentielt strafbare forhold.
Overvågningen sker med hjemmel i personoplysningerforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold tiltTv-overvågningsloven) og litra e (samfundets interesse) for almindelige personoplysninger, samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 1, for potentielt strafbare forhold. Optagelser kan blive overdraget til politiet i forbindelse med deres efterforskning, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 2, nr. 2. Videooptagelserne sker med hjælp fra en databehandler – Lyngby Låse & Alarm I/S.
-
KEA indsamler disse persondata om dig:
- CPR-nummer (nationalt id)
- Folkeregisteroplysninger
- Kontaktoplysninger
- Karakterblad
- Anbefalinger
- Videooptagelser ved deltagelse i KEAs åbent hus arrangementer
- Videooptagelser / TV-overvågning
Særligt for ansøgere, som søger genoptagelse eller genindskrivning:
- Helbredsoplysninger
- Oplysninger om sociale forhold
Særligt for internationale ansøgere/studerende:
- Pas
- Betalingsoplysninger
- Lønseddel og ansættelseskontrakter i forbindelse med ret til SU for EU-borgere (vandrende arbejdstagere)
-
Hvor længe opbevarer KEA dine persondata?
Ansøgere, der optages på en af KEAs uddannelser indskrives i det studieadministrative system, og overgår til en status som studerende ved studiestart. Se persondatapolitik for studerende om sletning af data.
For ansøgere, der får afslag på optagelse, arkiveres afslaget og den nødvendige dokumentation i KEAs sagsbehandlingssystem i indtil 6 år, hvorefter arkivet overdrages til Rigsarkivet i henhold til gældende regler om arkivering og kassation.
Videooptagelser fra KEAs lokationer opbevares i højst 6 dage, hvorefter de slettes med mindre bevaring er nødvendig af hensyn til efterforskning af lovbrud eller disciplinære forhold.
-
Hvem videregives dine data til?
Der videregives ikke personoplysninger om ansøgere til KEAs uddannelser. I det omfang, der laves statistik om optagetal mv., er denne statistik anonymiseret.
Personoplysninger overlades i visse tilfælde til KEAs databehandlere, som behandler personoplysninger efter KEAs instruks. KEAs databehandlere kan fx være leverandører af IT-ydelser som mail, Learning Management System, Studieadministrative systemer, TV-overvågning eller produktionsplatforme.
Videooptagelser overdrages til politiet, hvis politiet anmoder om det af hensyn til efterforskning af kriminelle forhold. Overdragelse sker via en krypteret USB.
-
Hvad er dine rettigheder som registreret?
Du har følgende rettigheder som registreret:
- Ret til underretning. KEA har pligt til at underrette dig, når KEA indsamler og behandler personoplysninger om dig. Du har blandt andet ret til at blive oplyst om formålet og retsgrundlaget for behandlingen. KEA kan i visse situationer være undtaget for pligten til at underrette dig. Dette gælder f.eks., hvis du allerede er bekendt med oplysningerne, eller din interesse i at få oplysningerne bør vige for hensynet til private eller offentlige interesser.
- Indsigtsret i personoplysninger relateret til dig som den registrerede
- Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
- Indsigelsesret i forhold til behandling af personoplysninger af juridiske årsager.
- Ret til i visse tilfælde at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en lang række begrænsninger, for at KEA kan opfylde vores forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder, skal du sende en anmodning via Digital Post, for at KEA kan verificere din identitet.
Hvis du er i tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
-
Hvem kan jeg kontakte for at få mere at vide?
Hvis du har spørgsmål vedrørende KEAs persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller måden, hvorpå der behandles personoplysninger, kan du kontakte KEA via e-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
KEA har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). KEAs DPO rådgiver KEA om lovgivning og regler for databeskyttelse. KEAs DPO kan kontaktes via mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. eller telefon: 89 36 32 80.
-
Hvem kan jeg klage til?
Hvis du mener, at KEAs behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.. KEA vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et svar.
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at KEA ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Persondatapolitik for jobansøgere
-
Dataansvarlig
Københavns Erhvervsakademi (herefter KEA)
Guldbergsgade 29N
2200 København N
Telefon: +45 46 46 00 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
CVR nr. 316 562 06 -
Formål og retsgrundlaget for KEAs behandling af dine persondata
KEA behandler dine personoplysninger, for at vi kan udføre den opgave som offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) vi skal varetage.
KEA behandler dine oplysninger, så vi kan vurdere ansøgningen i forhold til den stilling, der er søgt. Vi behandler endvidere dine oplysninger, for at kunne interviewe dig til en eventuel jobsamtale, samt gennemføre personlighedstest.
Før du eventuelt tilbydes ansættelse, vil KEA normalt indhente referencer fra dine tidligere ansættelser baseret på dit samtykke.
Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og e (udførelse af en opgave i samfundets interesse og offentlig myndighedsudøvelse).
Oplysninger om helbredsforhold og andre følsomme oplysninger behandles - hvis varetagelsen af stillingen undtagelsesvis stiller særlige krav til indhentelse af helbredsmæssige forhold - med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, det vil sige hvis der gives samtykke til det.
Hvis straffeattest indhentes som led i ansættelsesprocessen, sker dette efter indhentelse af dit samtykke i henhold til databeskyttelseslovens § 8, stk. 1.
Samtykke til behandlingen af personoplysninger kan tilbagekaldes på ethvert tidspunkt. Tilbagekaldelse af samtykket berører dog ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykket, inden tilbagekaldelsen.
KEA foretager TV-overvågning af KEAs lokationer med henblik på tyverisikring, forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold, afdækning af uvedkommendes adgang, samt sikring af, at KEAs arealer bruges hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med KEAs ordensregler.
KEA indsamler almindelige personoplysninger i form af videooptagelser samt oplysninger om potentielt strafbare forhold.
Overvågningen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold til Tv-overvågningsloven) og litra e (samfundets interesse) for almindelige personoplysninger, samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 1, for potentielt strafbare forhold. Optagelser kan blive overdraget til politiet i forbindelse med deres efterforskning, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 2, nr. 2. Videooptagelserne sker med hjælp fra en databehandler – Lyngby Låse & Alarm I/S.
-
KEA indsamler disse persondata om dig:
- Navn, adresse, kontaktoplysninger og CV
- Ansøgning
- Eksamensbevis/karakterudskrift
- Anbefalinger / referencepersoner
- Evt. personlighedstest
- Straffeattest
- Videooptagelser / TV-overvågning
-
Hvor længe opbevarer KEA dine persondata?
Oplysninger om ansøgere slettes senest 6 måneder efter afslutningen af ansættelsesproceduren.
Ansøgere, der ansættes, overgår til status som ansat. Se persondatapolitik for ansatte om sletning af data.
Videooptagelser fra KEAs lokationer opbevares i højst 6 dage, hvorefter de slettes med mindre bevaring er nødvendig af hensyn til efterforskning af lovbrud eller disciplinære forhold.
-
Hvem videregives dine data til?
Der videregives oplysninger om ansøgere til KEAs stillinger, hvis ansøgeren skal medvirke i en personlighedstest varetaget af ekstern testvirksomhed eller samarbejdspartner.
Der kan endvidere blive videregivet oplysninger i forbindelse med indhentning af referencer fra de reference-personer, som måtte være angivet i ansøgning eller CV, eller som er oplyst under ansættelsesprocessen.
Data overlades i visse tilfælde til KEAs databehandlere, som behandler data efter KEAs instruks. KEAs databehandlere kan fx være leverandører af IT-ydelser som mail, Learning Management System, Studieadministrative systemer, TV-overvågning eller produktionsplatforme.
Videooptagelser overdrages til politiet, hvis politiet anmoder om det af hensyn til efterforskning af kriminelle forhold. Overdragelse sker via en krypteret USB.
I nogle tilfælde overfører KEA personoplysninger til lande uden for EU og EØS, fx til it-leverandører til hosting, backup og support. I sådanne tilfælde, anvender KEA som det klare udgangspunkt EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC’er) som overførselsgrundlag.
-
Hvad er dine rettigheder som registreret?
Du har følgende rettigheder som registreret:
- Ret til underretning. KEA har pligt til at underrette dig, når KEA indsamler og behandler personoplysninger om dig. Du har blandt andet ret til at blive oplyst om formålet og retsgrundlaget for behandlingen. KEA kan i visse situationer være undtaget for pligten til at underrette dig. Dette gælder f.eks., hvis du allerede er bekendt med oplysningerne, eller din interesse i at få oplysningerne bør vige for hensynet til private eller offentlige interesser.
- Indsigtsret i personoplysninger relateret til dig som den registrerede
- Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
- Indsigelsesret i forhold til behandling af personoplysninger af juridiske årsager.
- Ret til i visse tilfælde at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en lang række begrænsninger, for at KEA kan opfylde vores forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder, skal du sende en anmodning via Digital Post, for at KEA kan verificere din identitet.
Hvis du er i tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
-
Hvem kan jeg kontakte for at få mere at vide?
Hvis du har spørgsmål vedrørende KEAs persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller måden, hvorpå der behandles personoplysninger, kan du kontakte KEA via e-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
KEA har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). KEAs DPO rådgiver KEA om lovgivning og regler for databeskyttelse. KEAs DPO kan kontaktes via mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. eller telefon: 89 36 32 80.
-
Hvem kan jeg klage til?
Hvis du mener, at KEAs behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.. KEA vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et svar.
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at KEA ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Persondatapolitik for eksterne leverandører, praktikvirksomheder, samarbejdspartnere og besøgende på KEAs adresser
-
Dataansvarlig
Københavns Erhvervsakademi (herefter KEA)
Guldbergsgade 29N
2200 København N
Telefon: +45 46 46 00 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
CVR nr. 316 562 06 -
Formål og retsgrundlaget for KEAs behandling af dine persondata
KEA behandler dine personoplysninger, for at vi kan udføre den opgave som offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) vi skal varetage.
Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (udførelse af en opgave i samfundets interesse og offentlig myndighedsudøvelse).
KEA foretager TV-overvågning af KEAs lokationer med henblik på tyverisikring, forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold, afdækning af uvedkommende adgang, samt sikring af, at KEAs arealer bruges hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med KEAs ordensregler.
KEA indsamler almindelige personoplysninger i form af videooptagelser samt oplysninger om potentielt strafbare forhold.
Overvågningen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold til tv-overvågningsloven) og litra e (samfundets interesse) for almindelige personoplysninger, samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 1, for potentielt strafbare forhold. Optagelser kan blive overdraget til politiet i forbindelse med deres efterforskning, jf. databeskyttelsesloven § 8, stk. 2, nr. 2. Videooptagelserne sker med hjælp fra en databehandler – Lyngby Låse & Alarm I/S.
-
KEA indsamler disse persondata om dig:
- Navn, titel og kontaktinfo
- CPR nummer (hvis der udbetales honorar)
- CVR nummer (kun personoplysning for enkeltpersonsvirksomheder)
- Optagelse af oplæg i forbindelse med undervisningen
- System og applikationsdata, herunder logning af brug af KEAs netværk
- Systemdata fra adgangskontrol
- Videooptagelser/TV-overvågning
Særligt for praktikvirksomheder:
- Oplysninger om praktikvejleder i virksomheden og evt. praktikansvarlig, herunder navn, stilling/titel og fødselsdato.
- Oplysninger om praktikant og praktikforløb.
-
Hvor længe opbevarer KEA dine persondata?
Oplysninger om honorar til eksterne leverandører, bevares i 5 år i henhold til bogføringslovens § 12, hvorefter de slettes.
For ansatte i praktikvirksomheder, slettes personoplysninger, når KEA konstaterer, at den pågældende praktikvejleder eller praktikansvarlige ikke længere er ansat i praktikvirksomheden.
Videooptagelser af oplæg i forbindelse med undervisningen slettes efter 4,5 år, i henhold til KEAs Aftale om optagelse og offentliggørelse af optaget undervisning på KEA.
Videooptagelser fra KEAs lokationer opbevares i højst 6 dage, hvorefter de slettes med mindre bevaring er nødvendig af hensyn til efterforskning af lovbrud eller disciplinære forhold.
-
Hvem videregives dine data til?
Oplysninger om eksterne leverandører videregives som udgangspunkt ikke, dog kan det i enkelte tilfælde være nødvendigt at udveksle kontaktoplysninger mellem leverandører i forbindelse med fx it-projekter.
Data overlades i visse tilfælde til KEAs databehandlere, som behandler data efter KEAs instruks. KEAs databehandlere kan fx være leverandører af IT-ydelser som mail, Learning Management System, Studieadministrative systemer, TV-overvågning eller produktionsplatforme.
Videooptagelser overdrages til politiet, hvis politiet anmoder om det af hensyn til efterforskning af kriminelle forhold. Overdragelse sker via en krypteret USB.
I nogle tilfælde overfører KEA personoplysninger til lande uden for EU og EØS, fx til it-leverandører til hosting, backup og support. I sådanne tilfælde, anvender KEA som det klare udgangspunkt EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC’er) som overførselsgrundlag.
-
Hvad er dine rettigheder som registreret?
Du har følgende rettigheder som registreret:
- Ret til underretning. KEA har pligt til at underrette dig, når KEA indsamler og behandler personoplysninger om dig. Du har blandt andet ret til at blive oplyst om formålet og retsgrundlaget for behandlingen. KEA kan i visse situationer være undtaget for pligten til at underrette dig. Dette gælder f.eks., hvis du allerede er bekendt med oplysningerne, eller din interesse i at få oplysningerne bør vige for hensynet til private eller offentlige interesser.
- Indsigtsret i personoplysninger relateret til dig som den registrerede
- Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
- Indsigelsesret i forhold til behandling af personoplysninger af juridiske årsager.
- Ret til i visse tilfælde at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en lang række begrænsninger, for at KEA kan opfylde vores forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder, skal du sende en anmodning via Digital Post, for at KEA kan verificere din identitet.
Hvis du er i tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
-
Hvem kan jeg kontakte for at få mere at vide?
Hvis du har spørgsmål vedrørende KEAs persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller måden, hvorpå der behandles personoplysninger, kan du kontakte KEA via e-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
KEA har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). KEAs DPO rådgiver KEA om lovgivning og regler for databeskyttelse. KEAs DPO kan kontaktes via mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. eller telefon: 89 36 32 80.
-
Hvem kan jeg klage til?
Hvis du mener, at KEAs behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.. KEA vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et svar.
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at KEA ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk
Persondatapolitik for besøgende på KEAs hjemmesider
-
Dataansvarlig
Københavns Erhvervsakademi (herefter KEA)
Guldbergsgade 29N
2200 København N
Telefon: +45 46 46 00 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
CVR nr. 316 562 06 -
Formål og retsgrundlaget for KEAs behandling af dine persondata
KEA behandler dine personoplysninger, for at vi kan udføre den opgave som offentlig myndighed (offentlig uddannelsesinstitution) vi skal varetage.
Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (udførelse af en opgave i samfundets interese og offentlig myndighedsudøvelse)
Personoplysninger, der indsamles i cookies behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke), når du accepterer, at KEA sætter cookies.
-
KEA indsamler disse persondata om dig:
For alle besøgende på KEAs hjemmesider indsamles:
- IP adresse
Hvis du tilmelder dig et nyhedsbrev, indsamles derudover:
- Navn
- E-mail adresse
-
Hvor længe opbevarer KEA dine persondata?
Se KEAs cookiepolitik for en liste over, hvilke data, der indsamles via cookies og hvornår data, der er indsamlet via cookies, bliver slettet.
Den cookie, som indeholder oplysninger om status af dit samtykke, slettes efter 90 dage.
Øvrige cookies slettes efter de tidsfrister, som fremgår af KEAS cookiepolitik.
Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke til, at data indsamles via cookies.
Du kan til enhver tid selv slette cookies på din egen PC.
Læs mere i KEAs cookiepolitik, som kan findes her: kea.dk/cookies
-
Hvem videregives dine data til?
Se KEAs cookiepolitik for en liste over virksomheder, der behandler dine data, såfremt du har givet samtykke til dette.
KEAs cookiepolitik kan findes her: kea.dk/cookies
-
Hvad er dine rettigheder som registreret?
Du har følgende rettigheder som registreret:
- Ret til underretning. KEA har pligt til at underrette dig, når KEA indsamler og behandler personoplysninger om dig. Du har blandt andet ret til at blive oplyst om formålet og retsgrundlaget for behandlingen. KEA kan i visse situationer være undtaget for pligten til at underrette dig. Dette gælder f.eks., hvis du allerede er bekendt med oplysningerne, eller din interesse i at få oplysningerne bør vige for hensynet til private eller offentlige interesser.
- Indsigtsret i personoplysninger relateret til dig som den registrerede
- Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
- Indsigelsesret i forhold til behandling af personoplysninger af juridiske årsager.
- Ret til i visse tilfælde at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
- Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en lang række begrænsninger, for at KEA kan opfylde vores forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder, skal du sende en anmodning via Digital Post, for at KEA kan verificere din identitet.
Hvis du er i tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
-
Hvem kan jeg kontakte for at få mere at vide?
Hvis du har spørgsmål vedrørende KEAs persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller måden, hvorpå der behandles personoplysninger, kan du kontakte KEA via e-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
KEA har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). KEAs DPO rådgiver KEA om lovgivning og regler for databeskyttelse. KEAs DPO kan kontaktes via mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den. eller telefon: 89 36 32 80.
-
Hvem kan jeg klage til?
Hvis du mener, at KEAs behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.. KEA vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et svar.
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at KEA ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf. 33 19 32 00
E-mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk
KEAs principper for databehandling
KEA har vedtaget følgende principper for behandling af persondata, som altid skal gælde når KEA er dataansvarlig:
- Behandling af persondata skal have et retsgrundlag og udføres med et klart formål.
- Organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger skal anvendes i behandlingen for at forhindre ulovlig eller uautoriseret adgang, afsløring eller destruktion af persondata.
- Nøjagtigheden og ægtheden af personoplysninger skal sikres.
- Databehandling skal baseres på skriftlige aftaler mellem KEA, som dataansvarlig, og eksterne databehandlere.
- Internationale overførsler af persondata til tredjelande skal udføres i overensstemmelse med EU-modelklausuler, der giver de registrerede samme beskyttelse, som hvis databehandlingen blev gennemført inden for EU/EØS
Retsgrundlag for databehandling
Når KEA fungerer som dataansvarlig, er behandling af persondata baseret på mindst ét af følgende juridiske grundlag:
- Behandlingen er nødvendig for at sikre overholdelse af KEAs forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
- Behandlingen af persondata er nødvendig for opfyldelse af kontraktlige forpligtelser mellem KEA og den registrerede person.
- Behandlingen er nødvendig på grund af en offentlig interesse eller en tredjeparts interesser.
- Behandlingen er nødvendig for at forfølge KEAs berettigede interesser, og når denne interesse ikke overtrædes af databeskyttelsens rettigheder og friheder.
- Datasubjektets samtykke, som skal gives frit, udtrykkeligt og informeret.
Når KEA fungerer som dataansvarlig med hensyn til følsomme persondata, skal det sikres, at behandlingen er baseret på mindst én af følgende juridiske grunde:
- Behandlingen af følsomme persondata er nødvendig for at udøve juridiske afgørelser eller handlinger, som kræves af KEA som uddannelsesinstitution.
- Den registrerede person har selv offentliggjort oplysningerne, dog skal KEA i overensstemmelse hermed overholde de øvrige gældende databeskyttelsesstandarder, herunder denne persondatapolitik, og især sikre, at der er et retligt grundlag.
- Behandlingen er specifik tilladt eller på anden måde krævet i henhold til dansk lovgivning.
Videregivelse af persondata
KEA er som uddannelsesinstitution forpligtet til at videregive persondata til forskellige offentlige myndigheder. Der videregives oplysninger om studerende til Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte, Statens Arkiv, Uddannelsesministeriet, og Danmarks Statistik. Desuden kan studerendes persondata blive videregivet til andre uddannelsesinstitutioner ved studieskifte.
KEA videregiver oplysninger om medarbejdere til SKAT, pensionsselskaber, og andre relevante myndigheder, f.eks. til kommuner ved refusion i forbindelse med længerevarende sygdom.
For studerende vil navn, KEA e-mailadresse, uddannelse, og hold fremgå af KEAs interne systemer til e-mail og intranet, og dermed være tilgængelige for såvel ansatte som studerende på KEA. Studerende, med navnebeskyttelse i folkeregistreret, oprettes med et fiktivt navn (pseudonymiseres). Endvidere bruges oplysninger om de studerendes præferencer (roller) inden for et gruppearbejde i forbindelse med gruppedannelser på nogle af KEAs uddannelser.
For ansatte vil navn, KEA e-mailadresse, uddannelse eller arbejdsområde, stillingsbetegnelse, stillingsbeskrivelse, arbejdssted og evt. arbejdsmobilnummer fremgå af KEAs hjemmeside, og dermed være tilgængelige for offentligheden. Billeder offentliggøres også, hvis den ansatte har givet samtykke til dette. Ansatte kan give en begrundet anmodning om at få slettes kontaktinfo fra hjemmesiden.
KEAs systemer synkroniseres med Office365 platformen, hvilket betyder at profildata, der indtastes af den studerende eller ansatte selv – uanset type – vil være tilgængelige for KEAs øvrige studerende og medarbejdere.
I en række af KEAs systemer vil den enkelte bruger kunne vælge at synkronisere/sammenkoble sin profil, og dertil knyttede oplysninger, med eksterne systemer og services som LinkedIn, Facebook, Google+ og lignende. Såfremt den enkelte bruger vælger at synkronisere/sammenkoble sine data med andre tjenester, er den resulterende deling af brugerens profildata sket på brugerens foranledning, og dermed brugerens eget ansvar.
Studerende og medarbejderes persondata bliver ikke videregivet til tredjelande, medmindre der oplyses specifikt om dette.
Præferenceprofiler (roller), som laves i forbindelse med gruppedannelse, vil blive delt med de øvrige deltagere på samme hold/uddannelse, for at kunne sammensætte grupperne.
Hvilke typer af persondata behandler KEA
KEA behandler de data, der er nødvendige, for at administrere studerendes uddannelsesforløb. Derfor behandles oplysninger i forbindelse med eksamen, dispensation, administration af SU, klagesager, studiemiljø, og forskellige former for orlov.
Desuden har KEA ekstra tilbud til udenlandske studerende, hvor persondata behandles i forbindelse med f.eks. udlejning af studiebolig.
Personoplysninger på studerende (ansøgere, nuværende studerende, dimittender)
Ansøgning om optagelse:
- CPR-nummer (nationalt id)
- Folkeregisteroplysninger
- Kontaktoplysninger
- Karakterblad
- Anbefalinger
- Præferenceprofiler (i forbindelse med gruppedannelse)
Særligt for internationale ansøgere/studerende:
- Pas
- Betalingsoplysninger
- Lønseddel og ansættelseskontrakter i forbindelse med ret til SU for EU-borgere (vandrende arbejdstagere)
Under studie:
- Studie id/studiekort
- Karakterer
- Helbredsoplysninger i forbindelse med særlig sagsbehandling vedrørende dispensation, orlov eller ved ansøgning om SPS (særlig pædagogisk støtteordning).
- Studieaktivitet, fraværsregistrering
- KEA-mail
- Oplysninger om SU eller andre oplysninger om offentlige ydelser
- Klagesager og afgørelser
- Disciplinærsager
Efter studie:
- Opbevaring af eksamensbevis/karakterer i henhold til arkiveringspligten som KEA er underlagt som uddannelsesinstitution.
- Data til brug for statistikker
- Alumne: KEAs alumnenetværk kan findes på LinkedIn. Man bliver en del af alumnenetværket ved at melde sig ind i KEA Alumnenetværkets gruppe på LinkedIn. Det er frivilligt at melde sig ind i netværket. Ved indmeldelse gør man sin LinkedIn profil synlig over for netværkets øvrige medlemmer. Den registrerede har til enhver tid mulighed for at melde sig ud af alumnenetværket, og kan selv gøre det på LinkedIns platform. Efter udmeldelse er den registreredes profil kun synlig for andre, hvis den registrerede selv har valgt dette.
Personoplysninger om medarbejdere (rekruttering, under ansættelse og ved fratrædelse)
Ansøgere:
- Navn, adresse, CV
- Ansøgninger
- Eksamensbevis/karakterudskrift
- Anbefalinger
- Evt. personlighedstest
Medarbejdere under ansættelse:
- Løn
- Bankoplysninger
- CPR-nummer
- Timeregistreringer
- Pensionsforhold
- Disciplinærsager
- Kompetenceforhold (MUS-skema, løn-samtale mm.)
- Eventuelle oplysninger om fagforeningsforhold
- Helbredsoplysninger i forbindelse med fx barsel, langtidssygdom, eller lign.
- Nærmeste pårørende
Tidsfrister for opbevaring af persondata
KEA sletter eller anonymiserer persondata, når det ikke længere er nødvendigt for KEA at være i besiddelse af oplysningerne i en form, der gør det muligt at identificere oplysningerne til en person.
Som udgangspunkt bliver persondata slettet, når de ikke længere er relevante i forhold til det oprindelige formål, de blev indhentet til. Dog kan der forekomme særlige undtagelser, fx i henhold til lovgivningen samt anden praksis:
- Eksamensbeviser og karakterer opbevares i 30 år i henhold til KEAs arkiveringspligt som uddannelsesinstitution.
- KEA beholder relevante oplysninger fra medarbejdere i 5 år plus indeværende i henhold til bogføringsloven
- Jobansøgninger indeholdende persondata bliver opbevaret i 6 måneder
Rettigheder som registreret person på KEA
KEA arbejder for, at du som den registrerede person er sikret den gennemsigtighed, som EU’s Persondataforordning giver dig ret til som EU-borger. Gennemsigtigheden er sikret ved, at du som registreret person hos KEA, til enhver tid kan kræve indsigt i, hvilke persondata der er registreret om dig og til hvilket formål, de anvendes. Der opfordres til at præcisere anmodningen så præcist som muligt, da KEA behandler en stor mængde persondata.
Du har efter anmodning følgende rettigheder med dine registrerede persondata:
- Indsigtsret i persondata relateret til dig som den registrerede.
- Ret til berigtigelse - korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger og personlige data, hvor behandlingen ikke længere er lovlig.
- Indsigelsesret til behandling af persondata på grundlag af juridiske grunde. Hvis indsigelsen er berettiget, kan behandlingen afbrydes, medmindre KEA har en lovlig grund eller pligt til fortsat at behandle eller opbevare persondata.
Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder om indsigt, sletning, eller berigtigelse skal du sende en anmodning via e-boks, for at KEA kan verificere din identitet.
Hvis du er tvivl om, hvordan du gør eller ikke har et dansk CPR-nummer, kan du skrive til GDPR@KEA.dk.
Klagemuligheder
Hvis du mener, at KEAs behandling af dine persondata er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: GDPR@kea.dk. KEA vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et passende og rettidigt svar.
Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at KEA ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.
Senest opdateret d. 14/10-2020
