Persondatapolitik

KEAs principper for databehandling

KEA har vedtaget følgende principper for behandling af persondata, som altid skal gælde når KEA er dataansvarlig:

• Behandling af persondata skal have et retsgrundlag og udføres med et klart formål.
• Organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger skal anvendes i behandlingen for at forhindre ulovlig eller uautoriseret adgang, afsløring eller destruktion af persondata.
• Nøjagtigheden og ægtheden af ​​personoplysninger skal sikres.
• Databehandling skal baseres på skriftlige aftaler mellem KEA som dataansvarlig og eksterne databehandlere.
• Internationale overførsler af persondata til tredjelande skal udføres i overensstemmelse med EU-modelklausuler, der giver de registrerede samme beskyttelse som hvis databehandlingen blev gennemført inden for EU/EØS.

Retsgrundlag for databehandling

Når KEA fungerer som dataansvarlig er behandling af persondata baseret på mindst ét af ​​følgende juridiske grundlag:

• Behandlingen er nødvendig for at sikre overholdelse af KEAs forpligtelser som offentlig uddannelsesinstitution.
• Behandlingen af persondata er nødvendig for opfyldelse af kontraktlige forpligtelser mellem KEA og den registrerede person. 
• Behandlingen er nødvendig på grund af en offentlig interesse eller en tredjeparts interesser.
• Behandlingen er nødvendig for at forfølge KEA's berettigede interesser, og når denne interesse ikke overtrædes af databeskyttelsens rettigheder og friheder.
• Datasubjektets samtykke, som skal gives frit, udtrykkeligt og informeret.

Når KEA fungerer som dataansvarlig med hensyn til følsomme persondata, skal det sikres, at behandlingen er baseret på mindst én af ​​følgende juridiske grunde:

• Behandling af følsomme persondata er nødvendig for at udøve juridiske afgørelser eller handlinger som kræves af KEA som uddannelsesinstitution.
• Den registrerede person har selv offentliggjort oplysningerne, dog skal KEA i overensstemmelse hermed overholde de øvrige gældende databeskyttelsesstandarder, herunder denne persondatapolitik, og især sikre at der er et retligt grundlag.
• Behandlingen er specifikt tilladt eller på anden måde krævet i henhold til dansk lovgivning.

Videregivelse af persondata

KEA er som uddannelsesinstitution forpligtet til at videregive persondata til forskellige offentlige myndigheder. Der videregives oplysninger om studerende til Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte, Statens Arkiv, Uddannelsesministeriet, og Danmarks Statistik. Desuden kan studerendes persondata blive videregivet til andre uddannelsesinstitutioner ved studieskifte.

KEA videregiver oplysninger om medarbejdere til SKAT, pensionsselskaber, og andre relevante myndigheder, f.eks. til kommuner ved refusion i forbindelse med længerevarende sygdom. 

For studerende vil navn, KEA E-mail adresse, uddannelse og hold fremgå af KEAs interne systemer til E-mail og intranet og dermed være tilgængelige for såvel ansatte som studerende på KEA. Studerende med navnebeskyttelse i folkeregisteret oprettes med et fiktivt navn (pseudonymiseres).

For ansatte vil navn, KEA E-mail adresse, uddannelse eller arbejdsområde, stillingsbetegnelse, stillingsbeskrivelse, arbejdssted, billede og evt. arbejdsmobilnummer fremgå af KEAs interne systemer og dermed være tilgængelige for såvel ansatte som studerende på KEA.

For ansatte vil navn, KEA E-mail adresse, uddannelse eller arbejdsområde, stillingsbetegnelse, stillingsbeskrivelse, arbejdssted og evt. arbejdsmobilnummer fremgå af KEAs hjemmeside og dermed være tilgængelige for offentligheden. Billeder offentliggøres også, hvis den ansatte har givet samtykke til dette. Ansatte kan indgive en begrundet anmodning om at få slettet kontaktinfo fra hjemmesiden. 

KEAs systemer synkroniserer med office365 platformen, hvilket betyder at profildata, der indtastes af den studerende eller ansatte selv - uanset type - vil være tilgængelige for KEAs øvrige studerende og medarbejdere.

I en række af KEAs systemer vil den enkelte bruger kunne vælge at synkronisere/sammenkoble sin profil og dertil knyttede oplysninger med eksterne systemer og services som LinkedIn, Facebook, Google+ og lignende. Såfremt den enkelte bruger vælger at synkronisere/sammenkoble sine data med andre tjenester, er den resulterende deling af brugerens profildata, sket på brugerens foranledning og er dermed brugerens eget ansvar.

Studerende og medarbejderes persondata bliver ikke videregivet til tredjelande, medmindre der oplyses specifikt om dette.

Hvilke typer af persondata behandler KEA

KEA behandler de data der er nødvendige for at administrere studerendes uddannelsesforløb. Derfor behandles oplysninger i forbindelse med eksamen, dispensation, administration af SU, klagesager, studiemiljø og forskellige former for orlov.

Desuden har KEA ekstra tilbud til udenlandske studerende, hvor persondata behandles i forbindelse med f.eks. udlejning af studiebolig.

Personoplysninger på studerende (ansøgere, nuværende studerende, dimittender)

Ansøgning om optagelse:

• CPR.nr. (national id)
• Folkeregisteroplysninger
• Kontaktoplysninger
• Karakterblad
• Anbefalinger

Særligt for internationale ansøgere/studerende:

• Pas
• Betalingsoplysninger
• Lønseddel og ansættelseskontrakter i forbindelse med ret til SU for EU-borgere (vandrende arbejdstagere)

Under studie:

• Studie id/studiekort
• Karakterer
• Helbredsoplysninger i forbindelse med særlig sagsbehandling vedrørende dispensation, orlov eller ved ansøgning om SPS (særlig pædagogisk støtteordning).
• Studieaktivitet, fraværsregistrering
• KEA-mail
• Oplysninger om SU, eller andre oplysninger om offentlige ydelser
• Klagesager og afgørelser
• Disciplinærsager

Efter studie:

• Opbevaring af eksamensbevis/karakterer i henhold til arkiveringspligten som KEA er underlagt som uddannelsesinstitution.
• Data til brug for statistikker
• Alumne: KEAs alumnenetværk hostes af Graduway, som KEA har en skriftlig databehandleraftale med. Det er frivilligt at registrere sig i netværket med sine oplysninger og man vælger selv hvilke data udover navn, mail, uddannelse og dimissionsår man vil oplyse. KEA foretager løbende en vurdering af hvilke oplysninger er nødvendige i forhold til det saglige formål. Oprettelse i netværket kan ske igennem LinkedIn, Google, Facebook eller med egen mail. Den registrerede har til enhver tid mulighed for at få sine oplysninger slettet og det kan man gøre selv eller ved at rette henvendelse til alumne@kea.dk. KEA kan og vil herefter ikke fortsætte med at behandle oplysningerne.

Personoplysninger om medarbejdere (rekruttering, under ansættelse og ved fratrædelse)

Ansøgere:

• Navn, adresse, CV
• Ansøgninger
• Eksamensbevis/karakterudskrift
• Anbefalinger
• Evt. personlighedstest

Medarbejdere under ansættelse:

• Løn
• Bankoplysninger
• CPR.nr.
• Timeregistreringer
• Pensionsforhold
• Disciplinærsager
• Kompetenceforhold (MUS-skema, løn-samtale mm.)
• Eventuelle oplysninger om fagforeningsforhold
• Helbredsoplysninger i forbindelse med f.eks. barsel, langtidssygdom, eller lign.
• Nærmeste pårørende

Tidsfrister for opbevaring af persondata

KEA sletter eller anonymiserer persondata, når det ikke længere er nødvendigt for KEA at være i besiddelse af oplysningerne i en form, der gør det muligt at identificere oplysningerne til en person.

Som udgangspunkt bliver persondata slettet, når de ikke længere er relevante i forhold til det oprindelige formål de blev indhentet til. Dog kan det forekomme særlige undtagelser, f.eks. i henhold til lovgivningen samt anden praksis:

• Eksamensbeviser og karakterer opbevares i 30 år i henhold til KEAs arkiveringspligt som uddannelsesinstitution.
• KEA beholder relevante oplysninger fra medarbejdere i 5 år plus indeværende i henhold til bogføringsloven
• Jobansøgninger indeholdende persondata bliver opbevaret i 6 måneder

Rettigheder som registreret person på KEA

KEA arbejder for, at du som den registrerede person er sikret den gennemsigtighed som EU's Persondataforordning giver dig ret til som EU-borger. Gennemsigtigheden er sikret ved, at du som registreret person hos KEA, til enhver tid kan kræve indsigt i, hvilke persondata der er registreret om dig og til hvilket formål de anvendes. Der opfordres til at præcisere anmodningen så præcist som muligt, da KEA behandler en stor mængde persondata.

Du har efter anmodning følgende rettigheder med dine registrerede persondata:

• Indsigtsret i persondata relateret til dig som den registrerede.
• Ret til berigtigelse - korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger og personlige data, hvor behandlingen ikke længere er lovlig. 
• Indsigelsesret til behandling af persondata på grundlag af juridiske grunde. Hvis indsigelsen er berettiget, kan behandlingen afbrydes, medmindre KEA har en lovlig grund eller pligt til fortsat at behandle eller opbevare persondata.

Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder om indsigt, sletning eller berigtigelse skal du sende en anmodning via e-boks, for at KEA kan verificere din identitet.

Hvis du er i tvivl om hvordan du gør eller ikke har et dansk cpr-nr., kan du skrive til GDPR@kea.dk.

Klagemuligheder

Hvis du mener, at KEAs behandling af dine persondata er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: GDPR@kea.dk. KEA vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen undersøges grundigt, og at du får et passende og rettidigt svar.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at KEA ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.

Senest opdateret d. 24/5 2018