Indkøbspolitik

Omfang

Indkøbspolitikken udmønter de overordnede mål og rammer for KEA’s indkøb i en række konkrete regler og retningslinjer, der skal efterleves af alle institutionens indkøbsdisponerende medarbejdere og enheder.

Da indkøbsdisponeringen i vidt omfang foregår decentralt, er det de enkelte medarbejdere og enheder, der er ansvarlige for, at dette er tilfældet.

Indkøbspolitikken omfatter alle KEA’s indkøb af varer og tjenesteydelser.

Indkøbspolitiske mål

KEA’s målsætning er,

• At der gennem effektive indkøb og indkøbsprocesser skabes et økonomisk råderum, der kan anvendes til gavn for KEA’s kerneaktiviteter
• At KEA indkøber efter princippet om ”rette kvalitet til formålet til bedst mulige pris”
• At KEA foruden pris og kvalitet også inddrager servicevilkår, driftsomkostninger, leveringssikkerhed og leveringsbetingelser i indkøbsbeslutningen
• At KEA koordinerer sine indkøb og optræder som én kunde i forhold til leverandører for derved at udnytte det samlede indkøbsvolumen til at opnå fordelagtige priser og indkøbsvilkår
• At anvende så få leverandører som muligt og økonomisk hensigtsmæssigt på de
  enkelte indkøbsområder
• At KEA i videst mulige omfang anvender centrale rammeaftaler eller gennemfører selvstændige udbud
• At standardisere og udnytte substitutionsmuligheder for de enkelte indkøbsområder
• At KEA gennem sine indkøb medvirker til at minimere ressourceforbrug og
  miljøbelastning.

Organisering

KEA organiserer i videst muligt omfang sine indkøb som centralt indgåede rammeaftaler med dels lokale indkøbere, der organisatorisk er placeret i de enkelte enheder, dels centrale indkøbere placeret i Koncernadministrationen.

• Den lokale indkøber har sammen med den bevillingsansvarlige ansvar for, at
  indkøbene sker i overensstemmelse med indkøbspolitikken og ved anvendelse af de indgåede aftaler
• De centrale rammeaftaler indgås og administreres af en Indkøbsfunktion, der er placeret i Koncernadministrationen. Indkøbsfunktionen har ansvaret for at vedligeholde og udvikle indkøbspolitikken, at tilrettelægge og gennemføre udbud samt sikre, at de indkøbspolitiske mål realiseres i indkøbsaftalerne
• De centrale indkøb, der foretages i Koncernadministrationen, omfatter indtil videre følgende indkøbsområder: IT-udstyr, telefoni, kopi og print, kontorartikler, rengøring og vagt. Det er hensigten at udvide de centrale indkøb til også at omfatte inventar, bygningsvedligeholdelse samt abonnementer og tidsskrifter
• Koncernadministrationen har bemyndigelse til at indgå rammeaftaler
  I øvrigt henvises til KEA’s regnskabsinstruks, der indeholder fortegnelser over tildelte
  bemyndigelser og brugerrettigheder.

Centralt indgåede aftaler

Centralt indgåede aftaler omfatter:

• Aftaler indgået af KEA’s Indkøbsfunktion
• Koordinerede aftaler indgået af Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI)
• Koordinerede aftaler indgået af Moderniseringsstyrelsen (Statens Indkøb)

Indkøb uden aftaler

Når der er tale om beløbsmæssigt mindre indkøb (typisk indkøb af dagligvarer og småanskaffelser), kan der indkøbes uden aftale. På de områder, hvor der endnu ikke er indgået rammeaftaler, skal de lokale indkøbere inddrage Indkøbsfunktionen, før indkøb foretages.

Leasing

Leasingaftaler kan kun indgås af Koncernadministrationen.

Det er KEA’s vurdering, at leasing kun er et økonomisk forsvarligt alternativ til køb i helt enkeltstående tilfælde og derfor bør undgås.

Leverandørforhold

KEA ønsker at opbygge gode, dynamiske og længerevarende relationer til sine leverandører.

Antallet af leverandører afstemmes ud fra hensyn til leverancesikkerhed, sortiment og serviceniveau samt de administrative omkostninger for KEA ved at håndtere flere leverandører.

Med henblik på at sikre fordelagtige indkøbsvilkår indgås der normalt aftaler, der sikrer de valgte leverandører et attraktivt volumen.

Etiske, miljømæssige og sociale hensyn

KEA vil gennem sine indkøb og leverandørvalg udvise et samfundsmæssigt ansvar og leve op til de etiske, miljømæssige og sociale standarder m.v., der gælder for offentlige institutioner.

Disse standarder indebærer bl.a.,

• At leverandøren og eventuelle underleverandører overholder FN’s konvention om børnearbejde, FN’s konvention om menneskerettigheder og FN’s konvention
  vedrørende frihed og beskyttelse af retten til at organisere sig
• At leverandøren respekterer ligestilling mellem køn, racer og religion
• At al adfærd i forbindelse med indkøb er etisk korrekt, fx med hensyn til fortrolige oplysninger, interessekonflikter og lignende, og af en høj professionel og legal standard
• At varen er produceret i overensstemmelse med nationale arbejdskrav (om fx
  arbejdstagerrettigheder)
• At varen er produceret i overensstemmelse med nationale anbefalinger (om fx
  energiforbrug)
• At varen og emballagen, hvor det er muligt, er fremstillet af genbrugsmaterialer, og at der ved fremstilling af varen ikke er anvendt miljøskadelige stoffer
• At varen ved levering, opbevaring, brug og bortskaffelse ikke medfører et unødigt ressourceforbrug eller indebærer en unødig belastning for mennesker eller miljø

Medarbejderes adfærd i forbindelse med indkøb

KEA’s ansatte skal iagttage de almindelige habilitetsregler i forbindelse med indkøb.

For at undgå tvivl om sammenblanding af interesser, må indkøbsansvarlige ikke indkøbe til private formål hos KEA’s leverandører til bedre priser og/eller handelsvilkår, som KEA kan opnå.

Det påhviler den indkøbsansvarlige at orientere Indkøbsfunktionen om alle evt. kundegoder i forbindelse med indkøb.

Bonuspoint hos flyselskaber og hoteller m.v. opnået i forbindelse med tjenesterejser tilfalder KEA.